Die aktuellen Messaging-Plattformen bieten uns mehrere Lösungen, um nicht nur E-Mails, sondern auch andere Elemente wie Kontakte, Meetings, Kalender und mehr korrekt zu verwalten.
Gerade beim Thema Meetings und Kalender ist es wichtig, eine Lösung zu haben, mit der wir alle Kontakte über ein bestimmtes Ereignis wie unsere Abwesenheit, eine wichtige Nachricht oder eine Erinnerung benachrichtigen können.
Zu diesem Zweck wurde auf diesen Plattformen die automatische Antwort entwickelt, sodass ein Benutzer, wenn er uns eine E-Mail sendet, eine Benachrichtigung erhält, dass wir in einem bestimmten Zeitraum nicht verfügbar sind, und heute lernen wir, wie man diese Art von Antwort erstellt. in Outlook wie in der in Windows 10 integrierten Mail-App.
1. Erstellen Sie eine automatische Antwort in der Windows 10 Mail-App
Schritt 1
Um diesen Vorgang in Mail durchzuführen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol unten in der Anwendung und wählen Sie auf der rechten Seite die Zeile "Automatische Antworten":
Schritt 2
Wenn Sie diese Zeile auswählen, wird das folgende Fenster angezeigt, in dem wir Folgendes konfigurieren.
- Wir können das Kontrollkästchen "Antwort nur an meine Kontakte senden" aktivieren, um zu verhindern, dass es an die Hunderte von Autoresponder-E-Mails gesendet wird, die wir häufig erhalten.
- Aktivieren Sie den Schalter "Automatische Antworten senden"
- Geben Sie die anzuzeigende Nachricht in das Feld "Innerhalb meiner Organisation" ein.
Schritt 2
Wir sehen folgendes, wir haben zwei Möglichkeiten:
- Innerhalb meiner Organisation: Dieser Abschnitt sendet die automatische Antwort nur an Benutzer innerhalb der Domäne.
- Außerhalb meiner Organisation: Mit dieser Option können wir die Antwort an alle Benutzer senden.
2. Erstellen Sie eine automatische Antwort in Outlook 2016
Diese Option gilt für die Version von Outlook im Web, jedoch nicht für die Anwendung, die in die Office 2016-Suite oder früher integriert ist.
Schritt 1
Dazu können wir uns unter folgendem Link einloggen:
Schritt 2
Sobald wir uns eingeloggt haben, klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben unserem Konto und wählen in den angezeigten Optionen "Automatische Antworten":
Schritt 3
Durch Auswahl dieser Option können wir Folgendes konfigurieren:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatische Antworten senden".
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Antworten nur während dieser Zeit senden" und legen Sie Datum und Zeitbereich fest, in dem die Antworten an die Benutzer gesendet werden.
- Gib deine Nachricht ein
Schritt 4
Wir können anmerken, dass wir zusätzlich Aufgaben wie das Sperren des Kalenders ausführen können, damit er nicht in diesem Zeitraum geplant ist, Einladungen ablehnen, eine Antwort nur an bestimmte Kontakte oder allgemein an alle senden.
Nachdem diese Punkte definiert wurden, klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.
Wenn wir jetzt eine neue E-Mail erhalten, erhält der Absender die automatische Antwort wie konfiguriert:
Wir haben gesehen, wie es möglich ist, diese Art von Reaktion einzurichten, um Benutzern in Momenten unserer Abwesenheit Informationen zur Verfügung zu stellen.
