E-Mail-Messaging-Plattformen gewinnen dank ihrer Features und Funktionalitäten, die es ermöglichen, die tägliche Verwaltung von E-Mails, Kalendern und Kontakten viel zentraler zu gestalten, jeden Tag an Stärke. Es ist normal, dass wir eine beträchtliche Anzahl von E-Mails in unserem Posteingang oder an anderen Orten erhalten, und wenn wir nicht häufig einen Bereinigungsprozess durchführen, können wir einer Überlastung von E-Mails ausgesetzt sein, die sich negativ auf das Verhalten von . auswirken kann E-Mails.
Einige aktuelle E-Mail-Plattformen sind in der Lage, die ältesten in der E-Mail gehosteten E-Mail-Nachrichten automatisch zu löschen, wobei bestimmte Werte wie Absender oder Empfangszeit berücksichtigt werden.
Gmail ist eine der am häufigsten verwendeten E-Mail-Plattformen, die von Google angeboten wird, schlechter in ihren Funktionen, obwohl wir eingebaute Filter haben, funktionieren diese Filter nur bei neuen eingehenden E-Mails, aber sie können nicht auf alte E-Mails angewendet werden, daher müssen wir finden eine Möglichkeit, eine Regel oder Filter zu erstellen, um E-Mails zu löschen, die länger als nötig in Gmail waren, da diese E-Mails ohne Zweifel nicht nützlich sind.
Um diese Gmail-Bereinigungsaufgaben zu optimieren, haben wir eine kostenlose Erweiterung namens Email Studio entwickelt, die entwickelt wurde, um viele weitere Aufgaben in Gmail über die vordefinierten hinaus zu optimieren und ausführen zu können, wodurch jede eingehende und vorhandene E-Mail viel besser kontrolliert werden kann .
WerkzeugeMit Email Studio stehen uns nützliche Tools zur Verfügung, um:
- E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt senden
- In der Lage sein, intelligente automatische Antworten zu senden
- E-Mail-Weiterleitung an einen anderen Empfänger durchführen
- Entwürfe aus Gmail klonen
- E-Mails automatisch löschen, basierend auf bestimmten Kriterien und mehr.
Schritt 1
Um diese Erweiterung zu installieren, können wir auf den folgenden Link gehen:
Wenn Sie auf diesen Link zugreifen, sehen wir Folgendes:
VERGRÖSSERN
Schritt 2
Dort klicken wir auf die Schaltfläche Installieren und die folgende Meldung wird angezeigt:
Schritt 3
Dort klicken wir auf die Zeile Weiter, um den Installationsprozess dieses Add-ons in Gmail abzuschließen.
Schritt 4
Wenn diese Erweiterung installiert ist, können wir mit der Konfiguration des automatischen Löschens von E-Mails in Gmail fortfahren.
Konfiguration des automatischen Löschens von E-Mails in Gmail.
FilterBei Verwendung des Email Studio-Plugins, insbesondere der E-Mail-Bereinigungsoption (E-Mail-Bereinigung), können bestimmte Filter angewendet werden, wie zum Beispiel:
- Löschen Sie alle E-Mails, die vor mehr als einem Monat eingegangen sind und die wiederum von bestimmten Absendern stammen oder sich in einem bestimmten Ordner wie dem Posteingang befinden
- Alle E-Mails im Posteingangsordner, die älter als 3 Monate sind, archivieren und als gelesen markieren
- Löschen Sie alle E-Mails nach 2 Tagen endgültig aus dem Gmail-Papierkorb- und Spam-Ordner. Denken Sie daran, dass Gmail standardmäßig Spam und Junk erst nach 30 Tagen löscht.
- Setzen Sie das "Follow-up"-Tag auf alle vorgestellten E-Mails nach einer Woche oder einem Monat nach Erhalt.
Dieses automatische Löschtool verfügt über einen E-Mail-Abonnenten, mit dem es möglich ist, unsere E-Mail-Adresse einfach aus Spam-Listen und anderen Massen-E-Mails zu entfernen, was heute sehr üblich ist.
Schritt 5
Um diese Option in Gmail zu aktivieren, müssen Sie eine E-Mail im Posteingang öffnen, um die Option Email Studio auf der rechten Seite zu aktivieren:
VERGRÖSSERN
Schritt 6
Dort klicken wir auf die Option E-Mail-Bereinigung und Folgendes wird angezeigt:
Schritt 7
Wir klicken auf die Zeile Neue Regel hinzufügen, um unsere Eliminierungsregel zu erstellen, und wenn wir diese Option auswählen, sehen wir Folgendes:
Schritt 8
Wie wir sehen können, verwendet E-Mail-Bereinigung eine Reihe von Bedingungen und Aktionen, um die Entfernung von E-Mails anzuwenden.
Auf der Konditionsebene finden wir Faktoren wie:
Label wählenMit dieser Option können wir den Ort auswählen, von dem die E-Mails entfernt werden sollen, dort finden wir Optionen wie Posteingang, Spam, Papierkorb usw.
ErhaltenIn diesem Abschnitt können wir den Zeitraum definieren, den die E-Mails erfüllen müssen, um gelöscht zu werden, dort haben wir 1 Tag bis 6 Jahre
Schritt 9
In den Feldern Von definieren wir bei Bedarf den Absender der E-Mail und im Feld Betreff den Betreff der E-Mail, wenn wir bestimmte E-Mails löschen möchten.
NotizInnerhalb dieser Optionen ist es möglich, erweiterte Gmail-Suchoperatoren wie neuer_als oder enthält: Anhang oder größer_als zu verwenden, damit diese Parameter genau mit den Gmail-Nachrichten übereinstimmen, die archiviert, gelöscht oder in einen anderen Ordner verschoben werden sollen.
Im Aktionsbereich unten können wir die folgenden Felder aktivieren:
Archiviere esWir archivieren die definierten E-Mails
als gelesen markierenWir markieren die ausgewählten E-Mails als gelesen
Starten Sie esWir öffnen die ausgewählten E-Mails
Von der Liste abmeldenEs ermöglicht uns, eine Mailingliste zu hinterlassen, in der wir eingetragen sind
Ab in den MüllVerschiebe die E-Mails in den Papierkorb
Dauerhaft löschenE-Mails endgültig löschen
Schritt 10
Darüber hinaus ist es möglich, in der Option Label auswählen unten ein Label zuzuweisen.
Schritt 11
Wenn wir die E-Mails löschen möchten, können wir die Option In den Papierkorb verschieben auswählen und dann den Papierkorb leeren oder die Option Dauerhaft löschen auswählen. Sobald dies definiert ist, klicken wir unten auf die Schaltfläche Speichern und diese Aufgabe wird automatisch stündlich nach den Kriterien eines Cron-Jobs ausgeführt und ist für die Durchführung der in den E-Mails angegebenen Aktion verantwortlich, die den entsprechenden Bedingung, die wir definiert haben.
Beim Speichern der Aktion können wir sie im Seitenbereich sehen und dort können Sie sie bearbeiten, ausführen oder löschen:
Schritt 12
Beim Ausführen dieser Aktion sehen wir eine Zusammenfassung der gelöschten E-Mails, andernfalls sehen wir, dass es keine Übereinstimmungen mit den definierten Kriterien gab:
Schritt 13
Andernfalls sehen wir die Anzahl der verarbeiteten E-Mails:
So einfach ist das, Email Studio ist eine nützliche und praktische Alternative, um Hunderte oder Tausende von E-Mails, die unnötig Speicherplatz beanspruchen, aus unserem Gmail-Konto zu entfernen und so unsere E-Mails viel besser zu verwalten.
