Google ist eine Plattform, die ihren Millionen von Nutzern verschiedene Alternativen bietet, um vollständig zu arbeiten, viele Verwaltungs- und Kontrolloptionen, Google ist viel mehr als ein Browser namens Google Chrome, aber wir haben Tools integriert, darunter Google-Formulare . Diese Formulare sind ein nützliches Werkzeug für den gesamten Prozess der Erstellung von Online-Umfragen und Fragebögen. Formulareinsendungen werden automatisch in Google Sheets gespeichert, mit denen später jede eingegebene Antwort analysiert werden kann, da die Formulare Tausende von Antworten erhalten können.
Wenn ein Nutzer seine Antwort über das Google-Formular einreicht, wird dem Ziel-Google-Tabellenblatt automatisch eine Zeile mit allen eingegebenen Antworten hinzugefügt dokumentieren. Obwohl diese Antwortdaten in einem Excel-Dokument in Zeilen gespeichert werden, werden wir heute sehen, wie sie in einem PDF gespeichert werden. Solvetic erklärt, wie Sie dies in Google Forms erreichen.
In diesem Fall erstellen wir eine PDF-Datei, aber es ist möglich, Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Folien, ePub und viele weitere Optionen zu erstellen.
1. Greifen Sie auf Google-Formulare zu und erstellen Sie PDF
Schritt 1
Der erste Schritt ist der Zugriff auf die Google-Formulare und dafür müssen wir uns unter folgendem Link einloggen:
Schritt 2
Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Neu“ und wählen Sie die folgende Route aus:
- Mehr
- Google-Formulare
- Leeres Formular
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Schritt 3
Folgendes wird angezeigt:
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Schritt 4
Dort haben wir den Namen „Solvetic Survey“ eingetragen und im ersten Feld die Option „Ihr Name“ definiert, dort können wir diesen Abschnitt als Kurzantwort definieren. Nun klicken wir auf die Schaltfläche "Duplizieren" und rufen das nächste Feld "Ihre E-Mail" mit dem Typ Kurze Antwort auf:
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Schritt 5
Wir duplizieren diese Option erneut und erstellen im nächsten ein Feld namens "Lizenz", dieses hat die Option "Checkboxen" und wir können einen kurzen Text zur Identifizierung hinzufügen:
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Schritt 6
Um die Beschreibung der Lizenz hinzuzufügen, klicken Sie auf das untere Symbol und wählen dort die Option "Beschreibung":
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Schritt 7
In das angezeigte Feld geben wir den gewünschten Text ein:
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Schritt 8
Wenn wir möchten, können wir für Designthemen auf das Themensymbol oben klicken und die folgende Seitenleiste wird angezeigt:
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Schritt 9
Dort können wir eine der Standardoptionen auswählen oder auf das +-Zeichen klicken und ein benutzerdefiniertes Design mit Farben oder Bildern definieren:
Schritt 10
Sobald die gewünschte Option ausgewählt wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche "Auswählen", um die Änderungen zu übernehmen und wir können in diesem Fall oben den neuen Aspekt des Formulars sehen:
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Schritt 11
Nun gehen wir zum Reiter "Antworten" und sehen folgendes:
Schritt 12
Dort klicken wir auf die Zeile "Wählen Sie das Ziel der Antwort" und es wird folgendes angezeigt:
Schritt 13
Wir aktivieren das Kästchen "Neue Tabelle erstellen" und sehen, dass unser Formular ausgewählt ist. Klicken Sie auf "Erstellen", um mit der Aktion fortzufahren und wir werden auf die folgende Seite weitergeleitet:
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Schritt 14
Jetzt gehen wir zum Hauptmenü von Drive und klicken dort auf die Schaltfläche "Neu" und wählen diesmal die Option "Google-Dokumente / Aus einer Vorlage":
Schritt 15
Im angezeigten Fenster wählen wir die gewünschte Vorlage aus:
Schritt 16
Sobald wir darauf klicken, wird es automatisch mit einem festgelegten Vorformat angewendet:
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Schritt 17
Dort werden wir den Firmennamen ändern und folgende Änderungen vornehmen:
- In die Datumszeile geben wir {{Timestamp}} ein
- Im Begrüßungsbereich fügen wir neben der Variablen {{Ihr Name}} den gewünschten Text hinzu
Schritt 18
Wir können dieser Datei direkt aus der oberen linken Ecke den gewünschten Namen zuweisen. Sobald dies definiert ist, greifen wir auf die erstellte Tabellenkalkulationsdatei zu, in der sich die folgenden grundlegenden Spalten befinden:
- Zeitstempel (speichert Datum und Uhrzeit der Antworten)
- Ihr Name (Name der Person, die das Formular ausgefüllt hat)
- Ihre E-Mail (die eingegebene E-Mail wird dort erfasst)
- Vereinbarung (dort wird angezeigt, ob die Lizenzbedingungen akzeptiert wurden oder nicht)
2. Google-Formulare automatisch verwalten
Schritt 1
Damit Google-Formulare automatisch verwaltet werden können, gibt es ein Plugin namens Document Studio, das unter folgendem Link kostenlos installiert werden kann:
https://chrome.google.com/webstore/detail/document-studio/nhgeilcelhkmajkfgmgldbinmgjjajlb 'class =' bbc_url 'title =' External Link 'rel =' nofollow external '>
Schritt 2
Nach der Installation gehen wir in der Tabelle zum Menü "Plugins" und wählen dort "Document Studio / Open":
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Schritt 3
Wenn Sie dies tun, wird die folgende Seitenleiste angezeigt:
Schritt 4
Als erstes klicken wir auf die Option „Dokument zusammenführen“ und dort klicken wir auf die Schaltfläche „Ändern“ und wählen im Popup-Fenster das Google-Dokument aus, das wir mit den Variablen erstellt haben:
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Schritt 5
Klicken Sie auf "Auswählen", um die Änderungen zu übernehmen und wir sehen Folgendes:
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Schritt 6
Wenn wir auf das Feld "Marker" klicken, können wir die Variablen dieses Dokuments sehen:
Schritt 7
Im Feld „Name der zusammengeführten Datei“ tragen wir den gewünschten Text zusammen mit der Variablen {{Ihr Name}} ein. Im Feld "Exportformat" definieren wir Adobe PDF.
Schritt 8
Der nächste Schritt besteht darin, zum Abschnitt „Mail Marge with Gmail“ zu gehen und dort den Schalter „Send Emails“ zu drücken, um das folgende Popup-Fenster anzuzeigen:
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Schritt 9
Dort klicken wir auf die Optionen des Feldes "Randfeld einfügen" und es wird folgendes angezeigt:
Schritt 10
Wir wählen die Option "Ihr Name" und können auf Wunsch den Hintergrund der E-Mail anpassen und einen Text in den Nachrichtentext einfügen:
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Schritt 11
Klicken Sie nun auf das Feld "E-Mail senden an" und wählen Sie dort die Option "Ihre E-Mail":
Schritt 12
Später geben wir eine bestimmte E-Mail und einen Betreff für die zu sendenden E-Mails ein:
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Schritt 13
Sobald dies definiert ist, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die Änderungen zu speichern. Nun gehen wir zum Abschnitt "Upload to Google Drive" und dort können wir den Ordner auswählen, in dem die erstellten Vorlagen gespeichert werden:
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Schritt 14
Wir können einen Unterordner mit der Syntax \ {{Ihr Name}} hinzufügen:
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Schritt 15
Alternativ ist es möglich, diese Vorlagen aus dem Abschnitt "Dateifreigabeberechtigungen" freizugeben:
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Schritt 16
Schließlich können wir im Abschnitt „Finish and Merge“ bei Bedarf einige Konfigurationsparameter festlegen:
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Schritt 17
Um zu testen, ob alles wie erwartet funktioniert, können wir zum Ergebnis des Formulars gehen, in dem wir die erforderlichen Daten eingeben:
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Schritt 18
Durch Anklicken des Buttons „Senden“ erhalten wir eine Bestätigung, dass die Antwort korrekt gesendet wurde:
Schritt 19
Die Grundfunktion dieses Tutorials besteht darin, dass die automatisch erfassten Daten in der verknüpften Tabellenkalkulationsdatei gespeichert werden. Auf diese Weise wird es möglich sein, eine viel direktere Kontrolle über jede der Antworten zu haben, die Benutzer angeben.
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Auf diese Weise wird es dank Google Forms und dem Document Studio Plugin viel einfacher, diese Aspekte bei der Erstellung und Verwaltung von Formularen unabhängig von der Art der benötigten Daten zu integrieren.
