So sichern Sie in SharePoint Online

Der einfachste Weg, den wir als Benutzer oder Administrator implementieren können, um die Integrität und Verfügbarkeit von Informationen, insbesondere von relevanten oder kritischen Daten, zu bewahren, besteht darin, häufig Backups durchzuführen, da jederzeit ein Software- oder Hardwarefehler auftreten kann, der diese Art von Informationen betrifft. Wenn dies potenziell sensibel ist, kann dies negative Auswirkungen auf die gesamte Unternehmensausführung haben.

SharePoint Online und OneDrive for Business sind zwei der vielseitigsten von Microsoft entwickelten Anwendungen, die wesentliche Daten für die optimale Ausführung von Aufgaben hosten, während OneDrive als Cloud-Plattform fungiert, bietet uns SharePoint Online eine Reihe von Elementen wie Vorlagen, Flows, Daten , Schemata und mehr, die automatisch entsprechend der erstellten Konfiguration Ergebnisse generieren. Wenn sich also ein Fehler negativ auf den Betrieb dieser Daten auswirkt, sind Sicherungskopien unerlässlich, um die normalen Prozesse nicht zu beeinträchtigen, da es neuere Versionen der gesicherten Daten geben wird.

Solvetic erklärt, wie wir eine Sicherungskopie von SharePoint Online erstellen und so sicherstellen können, dass die Informationen geschützt und verfügbar sind.

Zu beachten ist, dass sowohl Office 365 als auch SharePoint eine native Backup-Option integrieren, wie es viele Anwendungen tun, aber in SharePoint haben wir die Möglichkeit einer Aufbewahrungsrichtlinie, die es uns ermöglicht, bestimmte Elemente je nach Fall automatisch aufzubewahren oder zu löschen.

Diese Richtlinie kann global auf alle SharePoint-Inhalte oder nur auf ausgewählte Websites angewendet werden. Wenn wir diese Richtlinie implementieren, wird eine Aufbewahrungsbibliothek erstellt, in der die gelöschten Inhalte für einen bestimmten Zeitraum gehostet werden, damit sie verfügbar sind, wenn wir darauf zugreifen müssen.

SicherheitsoptionenEs gibt einige Sicherheitsoptionen, die wir bei der Verwendung dieser Methode berücksichtigen müssen:

• Alle Kopien werden am selben physischen Ort gespeichert.

• Sie sind von Microsoft-Diensten abhängig.

• Diese sind nur für Administratoren der SharePoint-Websitesammlung sichtbar.

• Wir müssen über ein aktives Abonnement für SharePoint Online verfügen.

Die in SharePoint integrierte Sicherungsarchitektur und Wiederherstellungsprozesse fügen Sicherungen und Wiederherstellungen von Serverfarmen, Sicherungen und Wiederherstellungen von einer nicht angeschlossenen Inhaltsdatenbank an.

Backup-VorteileAuf Geschäftsebene gibt es verschiedene Umgebungen, in denen Backup für Kontinuitätsprozesse mehr als unerlässlich ist. Einige davon sind:

• Wiederherstellung von versehentlich gelöschten Inhalten, die nicht durch den Papierkorb oder die Versionskontrolle geschützt sind.

• Wiederherstellung nach einem unerwarteten Hardware- oder Softwarefehler.

• Verschieben von Daten zwischen Einrichtungen oder eines Hardware- oder Software-Updates.

Jetzt werden wir uns einige Methoden zum Erstellen einer SharePoint Online-Sicherung ansehen. Denken Sie daran, dass SharePoint Online zum Zwecke der umfassenden Speicherung, Organisation und gemeinsamen Nutzung von Informationen mit allen Arten von Geräten mit einem Webbrowser wie Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome oder Firefox erstellt wurde.

Jetzt bietet die Verwendung von SharePoint Online endlose Funktionen und Vorteile, die das Backup zu einem Muss machen.

Funktionen und Vorteile

• Wir können Informationen generieren und Benutzer über Intranets und Portale verbinden, von denen aus Ressourcen und Anwendungen gemeinsam genutzt werden können.

• Es wird möglich sein, den Datenaustausch und die Zusammenarbeit mit mehr Benutzern zu nutzen.

• Es verfügt über integrierte Intelligenz für spezifischere Ergebnisse.

• Wir haben bis zu 25 TB Dateispeicherplatz pro Websitesammlung oder Gruppe.

• Es wird möglich sein, Inhalte über Bibliotheken und Listen mit Metadaten, Datensatzverwaltung und Aufbewahrungsrichtlinien zu organisieren und zu verwalten.

• Es ermöglicht Ihnen, Dateien und Inhalte sicher mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu teilen.

• Wir haben Zugriff auf Intranets, Teamwebsites und Inhalte mithilfe der mobilen SharePoint-App für Android, iOS und der mobilen OneDrive-Apps für Android, iOS und Windows.

• Automatisieren Sie Geschäftsprozesse mithilfe von Warnmeldungen und Workflows.

Denken Sie daran, dass es zusätzlich zur Online-Version die Möglichkeit gibt, SharePoint auf Ihr Mobiltelefon herunterzuladen, damit Sie alle Vorteile direkt von Ihrem Smartphone aus genießen können. Im folgenden Video sehen Sie, wie Sie die App herunterladen und verwenden können.

1. So erstellen Sie ein Backup mit SharePoint-Drittanbieteranwendungen

Dies ist eine der am häufigsten verwendeten Optionen zum Erstellen von SharePoint Online-Sicherungen, da der Vorgang nicht nativ ausgeführt werden kann.

Im Netzwerk finden wir mehrere Anwendungen, alle mit Testzeiträumen von 15 bis 30 Tagen, aber sie sind in der Lage, vollständige oder inkrementelle Backups sowohl von Postfächern und öffentlichen Ordnern von Office 365 als auch von SharePoint Online und OneDrive für zu erstellen Geschäftsseiten.

MerkmaleIn den meisten dieser Anwendungen finden wir Funktionen wie:

• Backup von Office 365-Postfächern.

• SharePoint Online und OneDrive for Business-Backup.

• Sicherung öffentlicher Ordner von Office 365.

• Sicherung der Gerätedaten.

• Datenmigration aus SharePoint Online und OneDrive for Business.

• Inkrementelles Backup.

• Datensicherheit für Postfächer und öffentliche Ordner.

• Cloud-Backup und VM-Speicher (virtuelle Maschinen)

• Backup nach Bedarf oder automatische Backups planen

• Zentralisierte Verwaltung.

• Granulare Wiederherstellung und viele weitere Funktionen.

Es liegt an uns, diejenige auszuwählen, die den aktuellen Erholungsbedürfnissen am besten entspricht.

2. Erstellen Sie eine SharePoint Online-Sicherung mit Microsoft Contact Center

Dies ist eine Methode, über die wir den Microsoft-Support kontaktieren können, um uns die Möglichkeit zu geben, die Websitesammlung wiederherzustellen, auf der die betroffenen Bibliotheken gehostet werden. Wir müssen bedenken, dass Microsoft eine Sicherungskopie (nicht häufig) der SharePoint-Sites erstellt und wenn Sie Bitten Sie sie um diese Kopie, um die Informationen wiederherzustellen, es ist sehr wahrscheinlich, dass Daten fehlen, da sie diese Kopie im Gegensatz zu uns jeden Monat oder alle 15 Tage erstellen können.

Wenn wir den Microsoft-Support kontaktieren möchten, können wir dies über den folgenden Link tun:

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Dort klicken wir auf die Schaltfläche Hilfe und dann auf die Option Technischen Support anfordern.

Zu berücksichtigende AspekteEinige Aspekte, die Sie bei dieser Methode zur Kontaktaufnahme mit Microsoft beachten sollten:

• Microsoft unterstützt Images alle 12 Stunden und jedes dieser Images wird 14 Tage lang verfügbar sein.

• Es ist nur die vollständige Wiederherstellung der Sammlung von Sites möglich.

• Die Wiederherstellung verwendet dieselbe URL, d. h. das Image der Websitesammlung, das aktiviert wird, was darauf hinweist, dass alle Daten, die derzeit in der URL gehostet werden, verloren gehen.

• Wir können nur die gesamte Website der Websitesammlung wiederherstellen.

3. So migrieren Sie SharePoint-Elemente manuell

Diese Methode kann einige Zeit in Anspruch nehmen und daher eintönig werden, da sie die manuelle Migration von SharePoint Online-Websites und -Bibliotheken umfasst. Diese Technik wird als Offboarding bezeichnet, d. h. die Möglichkeit, Office 365-Daten in freigegebene Dateipfade oder auf einen lokalen Computer zu verschieben.

So archivieren Sie den Inhalt der SharePoint Online-DokumentbibliothekSharePoint Online-Dokumentbibliotheken enthalten normalerweise verschiedene Arten von Dateien, und SharePoint verwaltet Informationen zu jeder Datei, die SharePoint speichert, aber viele dieser Informationen werden beim Herunterladen der Dateien nicht beibehalten. Informationen, die beim Herunterladen einer Datei nicht enthalten sind, sind:

• Workflow-Informationen

• Versionsinformation

• Vorlagen

• Dateizugriffsberechtigungen

• Dokumenteigenschaften

Schritt 1
Um diese Methode zu verwenden, gehen wir zu SharePoint Online und greifen dort auf die Bibliothek zu, in der sich die zu kopierenden Informationen befinden:

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Schritt 2
Wir klicken auf die Option Dateien anzeigen und teilen und wählen im nächsten Fenster die zu verschiebenden oder zu kopierenden Dateien aus und klicken oben auf die Schaltfläche Kopieren nach:

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Schritt 3
Folgendes wird angezeigt. Dort können wir auf die Zeile Andere Sites klicken und dann einen Ordner auf dem lokalen Computer auswählen.

4. So archivieren Sie SharePoint Online-Listen

Um den Inhalt der SharePoint Online-Dokumentbibliothek(en) zu archivieren, muss eine Verbindung zu den SharePoint Online-Sites unseres Unternehmens hergestellt werden und der Benutzer, der den Inhalt der SharePoint-Liste archiviert, muss Excel ab Version 2010 installiert haben voaus.

SharePoint-ListenDie folgenden Arten von SharePoint Online-Listen können mit Outlook verknüpft werden:

• Kalender

• Kontakte (Bearbeiten)

• Hausaufgaben

• Dokumentbibliotheken

• Diskussion

Schritt 1
Um diese Methode zu erreichen, greifen wir auf die SharePoint-Listen zu und sehen oben die Schaltfläche Nach Excel exportieren:

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Schritt 2
Wenn Sie dort klicken, müssen wir den Pfad und den Namen definieren, der der Excel-Datei zugewiesen werden soll. Dadurch wird eine manuelle Sicherung der SharePoint Online-Listen erstellt.

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5. So stellen Sie Websitesammlungen, Unterwebsites und Bibliotheken aus dem SharePoint-Papierkorb wieder her

Es ist normal, dass wir aus irgendeinem Grund Objekte wie Sites, Listen usw. entfernt haben, diese für einen Zeitraum von 30 Tagen ab dem Datum, an dem sie entfernt wurden, im Papierkorb bleiben, so dass bei Beendigung des Service Level Agreements (SLA) von 30 Tagen werden die Daten im Papierkorb ohne manuelle Wiederherstellungsoptionen gelöscht.

Um ein SharePoint-Objekt mit dieser Methode wiederherzustellen, gehen wir zum Abschnitt Papierkorb und wählen dort die wiederherzustellenden Dateien aus und klicken auf die Option Wiederherstellen:

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NotizFür einzelne Elemente beträgt die maximale Wiederherstellungszeit 90 Tage und wir haben weitere 14 Tage nach dem Löschen des Papierkorbs, um ein Serviceticket an Microsoft senden zu können, um die gelöschten Daten wiederherzustellen, aber diese Daten müssen aus einem der Backups stammen Microsoft führt zweimal täglich SharePoint durch.

Somit sind die generellen Möglichkeiten, ein Backup zu erstellen oder SharePoint-Elemente wiederherzustellen, vielfältig, sodass wir analysieren müssen, welche Dateien oder Attribute gesichert werden sollten, um die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.