Einer der am häufigsten verwendeten E-Mail-Clients ist Ausblick 2016 dank seiner Eigenschaften und Funktionalitäten, die es für den gesamten Mailprozess, Meetings, Kalender usw. einzigartig machen.
Genauso wie wir ein Backup oder Backup unserer Dateien aufbewahren, ist es ideal, die heikelsten E-Mails zu sichern, und dies wird dank der Archivierung erreicht, die es uns in Outlook 2016 ermöglicht, dieses Backup in einem neuen Ordner namens . zu erstellen Archiv.pst um später darauf zugreifen zu können.
Solvetic wird die verschiedenen Möglichkeiten von Outlook 2016 analysieren, um eine sichere Archivierung durchzuführen.
1. Archivieren Sie E-Mails in Outlook 2016 mit der Option AutoArchivieren
Schritt 1
Um diese Methode zu verwenden, gehen wir auf die Registerkarte Archiv und dort wählen wir die Zeile aus Optionen:
Schritt 2
Im angezeigten Fenster gehen wir zur Zeile Fortschrittlich und klicke auf den Button AutoArchivierungseinstellungen befindet sich im Abschnitt Selbstarchivierung:
VERGRÖSSERN
Schritt 3
Das folgende Fenster wird angezeigt, in dem standardmäßig die Option "Automatische Archivierung alle ausführen" inaktiv ist, fahren wir mit der Aktivierung fort und sehen die verschiedenen Optionen:
Schritt 4
Dort können wir Werte definieren wie:
- Zeitraum, in dem die Archivierung ausgeführt wird.
- Vor der Ausführung eine Nachricht anzeigen.
- Definieren Sie den Pfad, in dem die PST-Datei gehostet wird.
- Elemente mit einer definierten Zeit löschen.
Nachdem Sie diese Optionen konfiguriert haben, klicken Sie auf Akzeptieren und auf diese Weise wird die Maildatei automatisch erstellt.
Schritt 5
Die von der Auto-Archivierungsoption in Outlook 2016 definierten Zeiträume sind:
- Posteingang, Kalender, Entwürfe, Notizen: 6 Monate.
- Postausgang: 3 Monate.
- Gesendete Elemente, gelöschte Elemente: 2 Monate.
- Kontakte: Sie werden nicht automatisch archiviert.
2. E-Mails in Outlook 2016 manuell in Outlook 2016 archivieren
Diese Option ist praktisch, wenn wir bestimmte Outlook 2016-E-Mails oder -Ordner archivieren möchten.
Schritt 1
Um diesen Prozess zu verwenden, gehen wir auf die Registerkarte Archiv und wir zeigen die Optionen von Werkzeuge wo wir die Option auswählen Alte Gegenstände reinigen:
Schritt 2
Das folgende Fenster wird angezeigt, in dem wir die zu archivierenden Ordner auswählen müssen:
Schritt 3
Dort können wir festlegen, welche E-Mails vor einem bestimmten Datum archiviert werden, eine neue Route für die E-Mail definieren und auf Wunsch das Kästchen aktivieren Elemente einschließen, bei denen das Kontrollkästchen "Nicht automatisch archivieren" aktiviert ist Archivierung zu erzwingen. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. Wir können die im angegebenen Pfad erstellte PST-Datei sehen:
Schritt 4
Im Moment möchten wir diese PST-Datei öffnen, um ihren Inhalt zu sehen, müssen wir auf die Registerkarte gehen Archiv und wählen Sie im angezeigten Fenster die Option Öffnen und exportieren:
VERGRÖSSERN
Schritt 5
Dort wählen wir die Option Outlook-Datendatei öffnen und wählen Sie im angezeigten Fenster die PST-Datei aus. Wir klicken auf Akzeptieren und auf diese Weise werden die E-Mails gesichert.
Auf diese Weise können wir unsere E-Mails in Outlook 2016 archivieren und haben immer deren Verfügbarkeit.
