Microsoft hat die Office-Suite mit verschiedenen Anwendungen entwickelt, die sich auf die tägliche Arbeit jedes Benutzers konzentrieren und daher hat jede ein spezielles Design. Für Benutzer, die mit großen Datenmengen umgehen, ist Excel die ideale Lösung für diejenigen, die PowerPoint-Präsentationen durchführen müssen ist Ihr Verbündeter wie Word für alle Dateithemen.
Eine der Anwendungen, die Teil der Office-Suite, aber nicht standardmäßig installiert ist, ist SharePoint, das wir über verschiedene Zahlungspläne beziehen können.
Was ist SharePoint?SharePoint wurde mit einem Unternehmensansatz für die Erstellung von Websites entwickelt. Durch die Implementierung von SharePoint wird es möglich sein, es als sicheren und zentralen Ort zu verwenden, an dem wir Informationen mit verschiedenen Geräten speichern, organisieren oder teilen können, um über ein Browser-Web auf Informationen zuzugreifen wie Microsoft Edge, Chrome oder Firefox.
Aufgaben in SharePointEinige der Aufgaben, die wir in SharePoint ausführen können, sind:
- Laden Sie Dateien in die SharePoint-Dokumentbibliothek hoch, um von überall oder auf jedem Gerät darauf zuzugreifen.
- Arbeiten Sie mit anderen Benutzern am selben Dokument und gleichzeitig in Echtzeit.
- Öffnen Sie ein Dokument in einer Dokumentbibliothek.
- Teilen Sie Dokumente mit mehr Benutzern.
- Erstellen Sie eine Teamwebsite.
- Teilen Sie verschiedene Websites.
- Hinzufügen einer Liste oder Bibliothek zu Ihrer Teamwebsite und viele weitere Aktionen.
- Eine der am häufigsten ausgeführten Aufgaben in SharePoint ist das Erstellen von Workflows.
Hier erklären wir die Schritte zum Erstellen von Workflows in SharePoint2021-2022 online. Wir überlassen Ihnen dieses Video-Tutorial auch als Ergänzung, um ein Team oder eine Kommunikationsseite in SharePoint Online erstellen zu können.
1. Was ist ein Workflow in SharePoint Online?
SharePoint-Workflows wurden erstellt, um Benutzern die Möglichkeit zu geben, an Dokumenten zusammenzuarbeiten und von dort aus Projektaufgaben zu verwalten, was die Implementierung bestimmter Prozesse in Dokumenten, Dateien oder Elementen einer SharePoint-Site erleichtert. Auf diese Weise fungiert der Workflow als eine Reihe von automatisierten Aufgaben sowohl für Dokumente als auch für Elemente, die eine Folge von Aktionen oder Aufgaben verwenden, die sich auf einen Geschäftsprozess beziehen.
Dies wiederum ist mit einer Geschäftslogik verbunden, die eine Handlungsanweisung bildet, in der Hinweise gegeben und alle Aktionen gesteuert werden, die das Dokument oder das in den Workflow integrierte Element beeinflussen können. Ein Workflow bietet uns Lösungen wie:
- Kostenreduzierung.
- Verbesserungen in der Zeit, um Geschäftsprozesse zu koordinieren.
- Zeigen Sie eine Workflow-Aufgabe an, bearbeiten Sie sie oder weisen Sie sie einem oder mehreren Benutzern zu.
Verwendungen für SharePointEine SharePoint-Site besteht aus verschiedenen Workflows, die für mehrere gängige Geschäftsszenarien entwickelt wurden:
- Feedback sammeln: Mit diesem Flow leiten Sie ein Dokument oder Element an eine Gruppe von Personen weiter, um sie zu finden und ihre Kommentare zu senden.
- Genehmigung: Mit diesem Flow wird das Dokument oder Element einer Gruppe von Personen zur Genehmigung zur Verfügung gestellt.
- Unterschriften sammeln: Dieser Flow leitet ein Microsoft Office-Dokument an eine Gruppe von Personen weiter, um ihre digitalen Unterschriften zu sammeln.
- Drei Zustände: Es handelt sich um einen speziellen Workflow, da er für Verwaltungsprozesse implementiert werden kann, bei denen ein oder mehrere Problemmengen oder Elemente nachverfolgt werden müssen, z.
- Genehmigung der Veröffentlichung: Es ist ein identischer Ablauf wie bei der Genehmigung, da das Senden von Inhalten an erfahrene Benutzer zur Überprüfung und Genehmigung automatisiert wird.
SharePoint-OptionenDie Verfügbarkeit eines Flows hängt mit dem Standort der Site zusammen. Je nachdem, wo er hinzugefügt wird, gibt es folgende Optionen:
- Wenn einem Listeninhaltstyp ein Flow hinzugefügt wird, wird dieser Flow nur für Elemente desselben Inhaltstyps in der zugeordneten Liste oder Bibliothek aktiviert.
- Wenn ein Flow direkt zu einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird, ist er nur für Elemente in dieser Liste oder Bibliothek in SharePoint verfügbar
- Wenn wir einem Site-Inhaltstyp einen Flow hinzufügen, ist er nur für alle Elemente dieses Inhaltstyps in den Listen und Bibliotheken verfügbar, in denen eine Instanz mit diesem Inhalt hinzugefügt wurde.
- Wenn ein Workflow in allen Listen oder Bibliotheken einer Site verfügbar sein soll, müssen wir einen Site-Flow erstellen.
So erstellen Sie einen Workflow in SharePointJetzt werden wir sehen, wie Sie einen Workflow in SharePoint erstellen.
Wenn Sie einen Workflow in SharePoint erstellen, wird Microsoft Flow integriert, um Workflows für Listen und Bibliotheken sowohl auf der SharePoint Online-Plattform als auch auf OneDrive for Business zu konfigurieren.
Microsoft Flow wurde entwickelt, um Aufgaben zwischen SharePoint und anderen Office 365 sowie Drittanbieterdiensten zu automatisieren, um Benachrichtigungen zu erhalten, Dateien zu synchronisieren, Daten zu sammeln und weitere Aufgaben. Der SharePoint-Plan kann unter dem folgenden Link erworben werden. Dort wählen wir die Option aus, die unseren Bedürfnissen am besten entspricht.
2. Workflow in SharePoint Online erstellen
Schritt 1
Um diesen Vorgang zu starten, gehen wir auf den folgenden Link und geben die Anmeldeinformationen ein, die beim Kauf des SharePoint Online-Plans erstellt wurden:
Schritt 2
Wir werden folgendes sehen:
Schritt 3
Dort wählen wir "SharePoint" aus und wir werden zu folgendem Fenster weitergeleitet:
Schritt 4
Dort müssen Sie eine Site erstellen, um den Workflow anwenden zu können. Dazu klicken wir auf die Schaltfläche "Site erstellen" und sehen Folgendes:
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Schritt 5
Dort definieren wir den Typ der zu erstellenden Site, in diesem Fall wählen wir "Group Site" und im nächsten Fenster definieren wir den Namen und die Datenschutzeinstellungen davon:
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Schritt 6
Klicken Sie auf Weiter und es ist möglich, weitere Besitzer hinzuzufügen, klicken Sie auf Fertig stellen, um die Site zu erstellen:
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Schritt 7
Als nächstes erstellen wir eine neue Liste, dafür klicken wir auf die Schaltfläche Neu und wählen dort Liste:
Schritt 8
Im nächsten Fenster vergeben wir einen Namen und eine Beschreibung der Liste:
Schritt 9
Klicken Sie auf Erstellen, um die Erstellung unserer Liste abzuschließen. Wir werden zu diesem Fenster weitergeleitet, in dem wir die Optionen der erstellten Liste sehen:
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Schritt 10
Dort müssen wir oben in der von uns erstellten Liste oder Bibliothek auf die Option „Flow“ und dann auf die Option „Flow erstellen“ klicken:
Schritt 11
Wenn Sie dort klicken, wird die folgende Seitenleiste mit verschiedenen Vorlagen angezeigt, die im zu erstellenden Flow verwendet werden können. Wir können auf die Zeile "Flows anzeigen" klicken, um auf weitere Optionen zuzugreifen.
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NotizWir können die benutzerdefinierten Action-Flow-Vorlagen unten in der Liste auswählen, um einen Flow von Grund auf und gemäß unseren Anforderungen zu erstellen.
Schritt 12
In diesem Fall wählen wir die Vorlage "E-Mail senden" und werden zum folgenden Fenster weitergeleitet, in dem wir den Microsoft Flow-Assistenten sehen:
Schritt 13
Dort klicken wir auf die Schaltfläche „Einführung“, um die Lizenzbedingungen zu akzeptieren und auf Microsoft Flow zuzugreifen.
NotizOffice 365-Dienste wie SharePoint und Outlook kümmern sich automatisch um das Herstellen der Verbindungen.
Schritt 14
Wir werden folgendes sehen:
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Schritt 15
Basierend auf dem ausgewählten Flow werden die Optionen angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche "Create Flow", um den Konfigurationsprozess zu starten. Eine andere Alternative besteht darin, zum Abschnitt "Vorlagen" zu gehen und von dort aus auf alle verfügbaren Optionen zuzugreifen:
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Schritt 16
Dort können wir auf die gewünschte Vorlage für den Flow in SharePoint Online klicken:
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Schritt 17
Sobald der Workflow erstellt wurde, können wir zum Abschnitt "Meine Flows" gehen, um seine Details anzuzeigen:
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Schritt 18
Bei einigen Vorlagen müssen Sie eine Aktion ausführen, zum Beispiel haben wir die Vorlage „Senden Sie mir meinen Standort per E-Mail“ ausgewählt. Sobald wir mit dem Erstellen des Flows beginnen, wird der erste Schritt als Trigger bezeichnet, der bestimmt, wie der Flow gestartet werden muss:
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Schritt 19
In diesem Fall geben wir im Feld „Mail senden“ eine E-Mail ein und klicken dann auf „Neuer Schritt“ und können die auszuführende Aktion festlegen. Denken Sie daran, dass der Workflow diese Aktionen automatisch gemäß den von uns angegebenen Kriterien ausführt.
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Schritt 20
Ein günstiger Punkt von SharePoint ist, dass es möglich sein wird, die Integrität des Flusses zu überprüfen. Dazu klicken wir auf die Option "Flow-Checker" und können sowohl Fehler als auch Warnungen anzeigen:
Schritt 21
Um nun zu überprüfen, ob der Flow korrekt funktioniert, klicken wir auf die Schaltfläche "Ausführen" und Folgendes wird angezeigt:
Schritt 22
Dort sehen wir den ausgewählten Vorlagentyp sowie die auszuführende Aktion, wir klicken auf "Weiter" und wir sehen einige zusätzliche Optionen:
Schritt 23
Klicken Sie auf "Flow ausführen", um die Tests durchzuführen und das Ergebnis sieht wie folgt aus:
Schritt 24
Wenn wir möchten, können wir auf die Zeile "Sehen Sie die Flow-Ausführungsaktivität" klicken, um auf den Verlauf des ausgewählten Flows zuzugreifen:
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Schritt 25
Diese Vorlage ist nun dafür verantwortlich, unseren Standort an die E-Mail-Adresse zu senden. Daher sehen wir in der von uns angegebenen Adresse Folgendes:
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3. Workflow-Optionen in SharePoint Online
Schritt 1
Wenn wir einen erstellten Flow auswählen, können wir auf das Symbol "Mehr" klicken und dort Aktionen ausführen wie:
- Führen Sie den ausgewählten Flow aus
- Teilen Sie es mit anderen Benutzern
- Erstellen Sie eine Kopie
- Exportiere es
- Als Vorlage speichern
- Analysiere es
- Entfernen Sie es
Schritt 2
Wie wir sehen können, ist jede Option vollständig und praktisch. Um mit Benachrichtigungen Schritt zu halten, sollten Sie unbedingt beachten, dass Sie unser mobiles Gerät verwenden können, um Benachrichtigungen zu erhalten oder einige Parameter zu bearbeiten. Dazu können wir die Microsoft Flow-Anwendung unter den folgenden Links herunterladen. Nach dem Herunterladen und Installieren müssen wir das mit SharePoint verknüpfte Konto konfigurieren, um Benachrichtigungen zu erhalten.
Mit dem in Microsoft Flow integrierten SharePoint-Workflow haben wir zahlreiche Optionen zur Verwaltung und Kontrolle relevanter Aspekte der Gruppenzusammenarbeit und jeder erstellten Site oder Bibliothek.
